E-Rechnung in der IT-Praxis – warum digitale Rechnungsprozesse jetzt auch für kleine IT-Dienstleister relevant werden

Die E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF-Dokument, das per E-Mail verschickt wird. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der bestimmte Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllt. Diese digitalen Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und Prüfung der Rechnungsinhalte durch Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme.

Für kleine IT-Dienstleister bedeutet das: Wer weiterhin Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen möchte oder sich professionell gegenüber Geschäftskunden positionieren will, muss sich mit den technischen und organisatorischen Anforderungen der E-Rechnung auseinandersetzen. Seit dem 27. November 2020 sind Rechnungen an Bundesbehörden in Deutschland ausschließlich in elektronischer Form zulässig – und viele Bundesländer sowie Kommunen ziehen nach. Die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben ist also längst nicht mehr optional.

Rechtliche Grundlagen und aktuelle Entwicklungen

Die Grundlage für die E-Rechnung in Deutschland ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. In deren Umsetzung hat der Gesetzgeber unter anderem festgelegt, dass elektronische Rechnungen zwingend dem Format XRechnung entsprechen müssen, wenn sie an öffentliche Auftraggeber gerichtet sind.

Im Zuge der Digitalisierung der Verwaltung (Stichwort: E-Government) und des steuerlichen Kontrollbedarfs plant die Bundesregierung eine weitere Ausweitung der E-Rechnungspflicht – auch im B2B-Bereich. Ab 2025 ist mit einer flächendeckenden Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zu rechnen. Damit wird die E-Rechnung auch für kleine IT-Dienstleister mit rein gewerblichem Kundenkreis zur Pflichtaufgabe.

Integration der E-Rechnung in bestehende IT-Systeme

Die Umstellung auf elektronische Rechnungsprozesse ist nicht allein eine Frage des Dateiformats, sondern betrifft den gesamten Workflow: Von der Angebotserstellung über die Rechnungsstellung bis hin zur Archivierung. Hier ist es entscheidend, wie gut sich die neuen Anforderungen in die bestehenden IT-Strukturen integrieren lassen.

Viele kleine IT-Dienstleister arbeiten mit schlanken Tools wie Lexoffice, SevDesk oder FastBill. Diese Softwarelösungen bieten inzwischen in vielen Fällen native Unterstützung für XRechnung oder ermöglichen den Export entsprechender XML-Dateien. Wer dagegen auf manuelle Prozesse setzt oder mit individuellen Vorlagen in Word oder Excel arbeitet, wird früher oder später an Grenzen stoßen. Deshalb sollten digitale Rechnungsprozesse von Beginn an systematisch in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden.

Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung erhalten Sie direkt bei den Anbietern von ERP- oder Buchhaltungssystemen, aber auch auf den Seiten des Bundesministeriums der Finanzen sowie der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die das XRechnungsformat federführend betreut.

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung für IT-Dienstleister

• Automatisierung und Zeitersparnis: Durch die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten lassen sich viele manuelle Arbeitsschritte wie das Erfassen, Prüfen und Ablegen von Rechnungen automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen.
• Schnellere Zahlungen: Eine korrekt übermittelte E-Rechnung kann vom Empfänger direkt verarbeitet und freigegeben werden. Das beschleunigt die Zahlungsprozesse – ein echter Vorteil für kleine Unternehmen mit begrenztem Cashflow.
• Revisionssicherheit: Elektronische Rechnungen lassen sich gesetzeskonform archivieren, was bei Betriebsprüfungen Zeit und Aufwand spart. Voraussetzung ist, dass die Daten unveränderbar gespeichert und bei Bedarf lesbar gemacht werden können – hier kommen digitale Archivsysteme oder zertifizierte DMS-Lösungen ins Spiel.
• Wettbewerbsfähigkeit: Wer heute digital rechnet, zeigt Professionalität. Gerade im B2B-Bereich wird die Fähigkeit, E-Rechnungen korrekt und effizient zu versenden, zunehmend als Qualitätsmerkmal wahrgenommen. Für IT-Dienstleister, die selbst digitale Lösungen verkaufen, ist es ohnehin ein Muss, eigene Prozesse digital abzubilden.

Typische Fehler bei der Umsetzung vermeiden

Viele Unternehmen glauben, es genüge, ein PDF als „E-Rechnung“ zu verschicken. Das ist jedoch in den meisten Fällen nicht rechtskonform, zumindest wenn der Rechnungsempfänger eine strukturierte elektronische Rechnung erwartet oder gesetzlich vorschreibt. Wer hier Fehler macht, riskiert Rückweisungen, Zahlungsverspätungen oder sogar Bußgelder bei fehlender Umsetzung gesetzlicher Vorgaben.

Ein häufiger Fehler ist auch die fehlende Validierung der erstellten XRechnungen. Es genügt nicht, eine XML-Datei zu erzeugen – sie muss auch den technischen Anforderungen entsprechen. Hier helfen Online-Validatoren wie der offizielle XRechnung-Validator der KoSIT oder entsprechende Module in Buchhaltungssoftware.

Was jetzt konkret zu tun ist

1. Bestandsaufnahme: Welche Software wird derzeit für Rechnungsstellung und Buchhaltung genutzt? Unterstützt sie die Erstellung von E-Rechnungen in den geforderten Formaten?

2. Kontaktaufnahme mit Kunden: Müssen oder wollen Kunden Rechnungen im E-Rechnungsformat erhalten? Gibt es Portale oder Übertragungswege, die berücksichtigt werden müssen (z. B. Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), PEPPOL, E-Mail mit spezifischem Anhang)?

3. Prozesse anpassen: Vom Rechnungsschreiben bis zur Archivierung müssen Prozesse dokumentiert und ggf. angepasst werden. Die GoBD schreibt vor, dass elektronische Rechnungen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar gespeichert werden müssen.

4. Schulungen einplanen: Wer Rechnungen erstellt oder verarbeitet, muss verstehen, worauf zu achten ist – das betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern auch Projektleiter oder Freelancer, die eigene Leistungen abrechnen.

Tools und Plattformen für die E-Rechnung

Für kleine IT-Dienstleister bieten sich folgende Tools und Plattformen zur Umstellung auf E-Rechnungen an:

• Lexoffice: Unterstützt ZUGFeRD-Format und teilweise XRechnung; ideal für Selbstständige und kleine Teams.

• SevDesk: Bietet ebenfalls Export im E-Rechnungsformat an und ermöglicht GoBD-konforme Archivierung.

• GetMyInvoices: Digitale Belegverwaltung mit XRechnungs-Export, besonders für KMU geeignet.

• Open Source Tools wie Mustermann XRechnungs-Generator oder ConvertAPI für individuelle Anpassungen.

• E-Post oder De-Mail: Bei öffentlichen Auftraggebern oft als Übermittlungsweg vorgesehen.

Der Ausblick: E-Rechnung als Türöffner für weitere Digitalisierungsschritte

Wer den Umstieg auf die E-Rechnung erfolgreich umsetzt, legt damit den Grundstein für eine weitergehende Digitalisierung der Unternehmensprozesse. Automatisierter Zahlungsabgleich, papierlose Buchhaltung, intelligente Archivierung oder die Integration mit Zeiterfassungs- und Projektmanagementsystemen sind nur der nächste logische Schritt.

Die E-Rechnung ist dabei kein Selbstzweck, sondern ein konkreter Hebel zur Reduzierung von Reibungsverlusten, zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten und zur Stärkung der wirtschaftlichen Position am Markt. Gerade kleine IT-Dienstleister profitieren von der strukturierten Digitalisierung, weil sie schneller auf Veränderungen reagieren und ihre Prozesse flexibel anpassen können.

Fazit

Die E-Rechnung ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern Realität im Geschäftsalltag – auch für kleine IT-Dienstleister. Wer frühzeitig auf digitale Rechnungsprozesse umstellt, sichert sich nicht nur rechtliche Konformität, sondern auch klare betriebliche Vorteile. Die notwendigen Tools sind verfügbar, die Anforderungen klar definiert – jetzt geht es darum, die Umsetzung konsequent anzugehen.