Die unternehmensinterne Buchhaltung zu digitalisieren, kann eine große Anzahl an Vorteilen mit sich bringen, weshalb sich jedes Unternehmen genauer mit dieser Thematik auseinandersetzen sollte. Zu den vielfältigen Vorteilen einer digitalisierten Buchhaltung zählen neben Kostenersparnissen ein reduzierter Zeitaufwand sowie eine höhere Produktivität.

Effizienzsteigerungen durch Automatisierungslösungen

Viele Prozesse innerhalb der Buchhaltung lassen sich durch den Einsatz digitaler Tools, wie einer modernen Cloud-basierten Buchhaltungssoftware, automatisieren. Dies bringt signifikante Vorteile für Unternehmen mit sich, da hierdurch erhebliche Effizienzgewinne entstehen. Möglich wird die Steigerung der Effizienz unter anderem dadurch, dass viele manuelle Aufgaben wegfallen, da sie automatisiert vom System durchgeführt werden. So können sich Mitarbeiter wieder auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.

Ein weiterer Vorteil besteht in der reduzierten Fehleranfälligkeit, da es bei der Bearbeitung von Aufgaben seitens Mitarbeitern zu Fehlern kommen kann, die bei automatisierten Softwarelösungen nicht anfallen. Um ein größtmögliches Maß an Automatisierung innerhalb der unternehmensinternen buchhalterischen Prozesse zu erreichen, empfiehlt sich der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Die Nutzung von KI-basierten Tools kann bereits jetzt die Produktivität steigern, wobei die KI in der Lage ist, dazuzulernen. In Zukunft werden sich damit aller Voraussicht nach weitere Verbesserungen hinsichtlich der Effizienz ergeben.

Große Kostenersparnisse durch Einsatz von E-Rechnungen

Ein weiterer wesentlicher Vorteil einer digitalisierten Buchhaltung besteht in großen Kostenersparnissen, die nicht nur durch die Nutzung von Automatisierungslösungen entstehen. Die Ersparnisse ergeben sich stattdessen zu einem großen Teil aus der Verwendung von elektronischen Rechnungen, da auf diese Weise der Papierverbrauch auf ein Minimum reduziert werden kann.

Der Verzicht auf papierbasierte Rechnungen wirkt sich zudem positiv auf die Druckkosten aus, da digitale Rechnungen auf elektronischem Wege versendet werden können, sodass ein Ausdrucken des Dokuments nicht erforderlich ist. Portokosten fallen ebenfalls nicht an, da die Rechnungen bequem per E-Mail versendet werden. Zusätzlich dazu müssen sich Unternehmen nicht um die Anmietung von Lagerräumen kümmern, um Rechnungen sowie weitere Dokumente aufzubewahren, wenn sie elektronisch archiviert werden.

Einfachere Verwaltung von Dokumenten

Die Nutzung von elektronischen Belegen in der modernisierten Buchhaltung ermöglicht eine einfachere Verwaltung von Dokumenten. Schließlich müssen die jeweiligen Belege nicht umständlich in großen Ordnern abgeheftet, sondern können digital aufbewahrt werden. Die elektronische Archivierung sorgt dafür, dass bestimmte Dokumente bei Bedarf schnell aufgerufen werden können. Es empfiehlt sich die Implementierung eines geeigneten Rechtesystems, damit nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente haben, die diese auch wirklich benötigen. So lässt sich ein Missbrauch sensibler Daten auf ein Minimum begrenzen.

Höhere Flexibilität durch Cloud-basierte Lösungen

Besonders vorteilhaft ist der Einsatz von Softwarelösungen für die Buchhaltung, die auf der Cloud basieren. Grund hierfür ist, dass diese eine hohe Flexibilität mit sich bringen, da sie einen jederzeitigen Zugriff von überall aus ermöglichen. Die einzige Voraussetzung hierfür ist, dass eine funktionierende Internetverbindung besteht. Dementsprechend können Mitarbeiter auch von zu Hause oder von unterwegs aus ihrer Arbeit nachgehen. Somit lassen sich Hin- und Rückweg einer geschäftlichen Reise produktiv nutzen, da auch außerhalb vom Arbeitsplatz Zugriff auf die jeweiligen Dokumente besteht. Arbeitgebern kommt das zugute, um ihre Attraktivität zu steigern, indem sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, von zu Hause aus zu arbeiten.

Digitale Workflows als wichtige Entscheidungshilfe

Der Einsatz von digitalen Workflows kann eine wichtige Entscheidungshilfe für Unternehmen darstellen. Grund hierfür ist unter anderem, dass Aufgaben sowie Prozesse durch den Einsatz von digitalen Systemen einfacher nachverfolgt werden können. Zudem ergeben sich einige weitere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Beschleunigte Genehmigungsprozesse
• Identifizierung von Optimierungspotenzialen
• Verbesserte Zusammenarbeit innerhalb von Teams

Schutz der Daten durch Ablage in der Cloud

Ein weiterer Vorteil der Nutzung einer Cloud-basierten Buchhaltungslösung besteht darin, dass wichtige Unterlagen durch Umweltschäden abgesichert sind. Werden Papierdokumente in einem Lager verwahrt, können diese unter Umständen durch einen Brand oder Wasserschäden vernichtet werden. Da eine Pflicht zur Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumenten besteht, stellt dieses Risiko ein großes Problem für Unternehmen dar.

Digitale Unterlagen hingegen können in der Cloud abgespeichert werden und sind somit gegen derartige Vorkommnisse abgesichert. Zudem können elektronische Belege an verschiedenen Orten abgespeichert werden, was die Sicherheit weiter erhöht. Moderne Buchhaltungssoftwares gewährleisten unter anderem durch den Einsatz von aktuellen Verschlüsselungstechnologien eine hohe Datensicherheit, sodass sich Unternehmen nicht selbst um den Aufbau einer umfangreichen IT-Infrastruktur kümmern müssen.

Besserer Überblick über die Finanzlage des Unternehmens

Eine digitalisierte Buchhaltung führt dazu, dass Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Finanzen haben. Viele Buchhaltungssoftwares verfügen über übersichtlich gestaltete Dashboards, die einen ganzheitlichen Blick auf die aktuelle finanzielle Lage des Betriebs eröffnen. Einnahmen sowie Ausgaben lassen sich durch den Einsatz von Echtzeitdaten tagesaktuell gegenüberstellen und entsprechend visualisieren. Auf diese Weise können entstehende finanzielle Engpässe frühzeitig entdeckt werden, was die Implementierung geeigneter Gegenmaßnahmen möglich macht.