Elektronische Signaturen kreieren: So geht’s

eSign

Im Zeitalter der Digitalisierung geschehen vertragliche Angelegenheiten nur noch selten persönlich oder per Post. Das digitale Unterschreiben, auch eSigning genannt, wichtiger Dokumente ist immer weiter verbreitet und vollkommen rechtsgültig. Wie ein elektronischer Fingerabdruck verbindet die Signatur den Unterschreibenden mit dem Dokument, auf sichere Art und Weise. Das allgemein akzeptierte Standardformat heißt Public Key Infrastructure (PKI) und sorgt dafür, dass die Unterschrift überall anerkannt wird. Worum genau es sich dabei handelt und wie die elektronische Signatur funktioniert, erklären wir hier.

Rechtsgültigkeit

Jeder Benutzer hat eine einzigartige elektronische Signatur, ganz im Sinne der handgeschriebenen Unterschrift. Mit Hilfe des Algorithmus der Public Key Infrastructure werden lange Zahlenketten erzeugt, die als Schlüssel agieren. Ein Teil des Schlüssels ist privat, der andere ist öffentlich zugänglich. Der private Schlüssel wird immer dann genutzt, wenn ein Nutzer ein Dokument unterschreibt. Anschließend produziert der Algorithmus sogenannte Hash, verschlüsselte Daten, die mit einem Zeitstempel versehen für die Gültigkeit der Unterschrift sorgen. Zu diesem Zeitpunkt kann das Dokument nicht mehr verändert werden. Jegliche Abweichungen müssen mit einer neuen elektronischen Unterschrift versehen werden, sollten sie rechtsgültig gemacht werden. Der öffentliche Schlüssel wird im Zertifikat gespeichert und dient dazu, die Authentizität der Unterschrift und des Dokumentes zu beweisen. Der private Schlüssel ist nur dem Unterzeichner zugänglich und wird meist durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Der Unterzeichner wird konform der entsprechenden Regulierungen identifiziert und eventuelle Identitätsnachweise gespeichert und aufbewahrt.  Die elektronische Signatur ist daher sowohl rechtsgültig als auch sicher.

Anwendungsgebiete

Unternehmen, die regelmäßig Dokumente unterzeichnen lassen müssen, profitieren ganz besonders von der Flexibilität des eSigning. Die Kunden müssen nicht mehr im Büro erscheinen oder Verträge tagelang auf dem Postweg verfolgen. Stattdessen können sie ihre Unterschriften mit wenig Aufwand und ohne Zeitverzögerung erhalten und somit weiter ihre Arbeit verrichten. Das hilft nicht nur dem Unternehmer, sondern auch dem Kunden, für den die Transaktion nun besonders nutzerfreundlich ist. Deshalb profitieren alle Branchen von der Technologie der elektronischen Signatur.

E-Signatur-Tools sind oft als Software-Bausteine erhältlich. Entweder können sie per API-Anbindung direkt in eine bestehende IT-Landschaft eingebettet werden oder es gibt ein Plugin für CRM- oder Dokumenten-Management-Systeme. Viele Anbieter stellen außerdem WebApps zur Verfügung, die direkt genutzt werden können.

Zertifizierungsstellen

Wer eine elektronische Signatur verwendet, nutzt einen Anbieter, der die Technologie zur Verfügung stellt und für die Sicherheit der Dokumente sorgt. Sogenannte Zertifizierungsstellen agieren als Trust-Service-Provider und stellen die benötigten Dokumente zur Verfügung. Sowohl der Absender als auch der Empfänger können nun die Zertifizierungsstelle nutzen und das Dokument bearbeiten.

Mit der persönlichen elektronischen Signatur kann der Kunde sowohl allein als auch mit anderen Nutzern gemeinsam signieren. Dabei lassen sich beliebig viele Dokumente auf einmal unterschreiben und auch Signiervorgänge, die nicht die eigene, sondern andere Signaturen benötigen, in Gang setzen. Alle versendeten Anfragen können unkompliziert auf der Plattform eingesehen werden und etwaige Änderungen lassen sich jederzeit vornehmen. Geht es also beispielsweise nicht mit der Vertragsunterschrift voran, kann die Anfrage zur Unterschrift ganz einfach widerrufen oder eine manuelle Erinnerung versendet werden. Dabei muss der Unterzeichner gar nicht erst ein Konto bei der Zertifizierungsstelle eröffnen. Er kann ganz einfach seine eigene Signatur hinzufügen und das Dokument so rechtsgültig machen.

Effizienz und Flexibilität gehören zu den offensichtlichen Vorteilen des eSigning. Darüber hinaus sind elektronische Signaturen aber auch schneller, kostengünstiger und umweltschonender. Mit dem richtigen Anbieter funktioniert das Ganze einwandfrei, sodass sowohl Unternehmer als auch Kunden von dieser Technologie profitieren.

 
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