Digitale Lösungen für Team-Projekte sind in der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Ohne sie würden viele Prozesse langsamer und unzuverlässiger ablaufen. Jeder, der schon einmal einen Server- oder Stromausfall auf der Arbeit durchstehen musste, wird dies bestätigen können.
Viele Unternehmen setzen bei Groupware-Software auf bekannte Lösungen von Microsoft. Dies scheint die einfachste Variante zu sein – immerhin kennen viele Menschen Microsoft-Produkte bereits aus ihrem Privatleben. Doch es tut sich langsam ein neuer Trend auf. Immer mehr Unternehmer schauen genauer hin und sichten auch die Alternativen: Cloudservice Open Source Groupwarelösungen.
Die wichtigsten Voraussetzungen für digitale Teamarbeit
Jede Software, die Teamarbeit ermöglichen soll, muss bestimmte Grundfunktionen mitbringen. Dazu gehört beispielsweise die Kalender-Funktion. Diese ist doppelt wichtig. Einerseits ermöglicht sie es einzelnen Mitarbeitern, ihren Arbeitsalltag zu strukturieren. Für die Teamarbeit ist es besonders relevant, dass gemeinsame Termine koordiniert werden. Gerade für Unternehmen, die an verschiedenen Standorten sitzen oder viele Homeoffice-Angestellte haben, ist das extrem wichtig.
Natürlich ist die E-Mail-Funktion genauso bedeutsam. Zuverlässige und übersichtliche Postfächer erleichtern das Arbeiten. Aber auch die Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen kann gezielter ablaufen, wenn alle mit dem gleichen Programm arbeiten. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
Sogenannte Tasks (also Aufgaben beziehungsweise Projekte) sollten in einer Groupware-Software erstell- und teilbar sein. Je größer ein Projekt ist, umso wichtiger ist die Unterteilung in einzelne Aufgabenbereiche. Groupware hält diese übersichtlich. Gleiches gilt für relevante Informationen, die jedem Mitarbeiter schnell zur Verfügung gestellt werden müssen. Natürlich muss es dafür unterschiedliche Benutzer-Ränge geben, in denen einige Personen mehr administrative Funktionen übernehmen als andere. Ein Praktikant sollte beispielsweise keine Projekte erstellen oder löschen können, braucht aber Zugriff auf wichtige Informationen.
Deshalb sollte man lieber eine Office-Alternative wählen
Microsoft-Lösungen bestimmen aktuell immer noch den Markt. Allerdings ist das mehr ein Automatismus als eine Folge von tatsächlicher Qualität. Viele Anbieter für Groupware-Software integrieren sich als zuverlässig und innovativ auf dem Markt.
Diese Anbieter wissen außerdem, dass sie mit einem großen Namen konkurrieren – also verbessern sie ihre Produkte und Services stetig. Bei Problemen gibt es oftmals einen persönlichen Support via Mail oder Telefon. Einige Anbieter schicken auch Experten zu Unternehmen, die eine Umstellung auf eine neue Groupware-Software vornehmen. So können kleine und große Probleme verhindert und wichtige Tipps gegeben werden.
Ein weiterer Grund dafür, über einen Wechsel von Microsoft zu einer Alternative nachzudenken, sind die vielen Optionen. Online lassen sich schnell und einfach Anbieter vergleichen. Für größere Unternehmen lohnt es sich außerdem, individuelle Angebote einzuholen. So können manchmal noch Rabatte oder zusätzliche Leistungen ausgehandelt werden.
Weitere wichtige Funktionen von Groupware-Software
Neben den Grundfunktionen sollten moderne Groupware-Lösungen noch einige weitere Annehmlichkeiten mitbringen. So kann bei cloudbasierten Anwendungen die Administration vom Anbieter übernommen werden. Dieser Aufwand liegt somit nicht in den Händen von Mitarbeitern, die ihre Zeit anderweitig nutzen können.
Wichtig ist bei Groupware-Software auch das Thema Sicherheit. So sollten die E-Mail-Programme über einen erstklassigen Spam-Filter verfügen. Aber auch Schutz vor Viren ist relevant. Denn gerade bei Teamarbeit kann schnell ein Fehler passieren. Klicks auf dubiose Links oder als Rundschreiben getarnte Dokumente sind typische Mittel von Betrügern. Auch hier spielt wieder der Service eine Rolle: Kommt es doch mal zu einem Problem, sollte schnell jemand erreichbar sein und helfen können.
Zu guter Letzt bieten gute Groupware-Services auch mehrere Pakete an. Kleine, mittlere und große Unternehmen haben nun mal unterschiedliche Ansprüche. Das beginnt schon beim Speicherplatz. Aber auch die benötigten Service-Leistungen unterscheiden sich logischerweise. Flexibilität sollte bei der Wahl der Anwendungen und Funktionen Pflicht sein.
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