Mobiles Arbeiten: 5 bewährte Tipps zur Steigerung der Effizienz

Effizienz steigern

Sämtliche Vorhersagen deuten darauf hin, dass die Arbeit im Home Office uns länger erhalten bleiben wird. IT-Unternehmen, die eine entwickelte Home Office-Kultur haben und moderne Managementmodelle wie die agile Softwareentwicklung verwenden, haben sich in dieser Situation am besten wiedergefunden. Lesen Sie diesen Artikel, wenn Sie nach Ideen suchen, wie Sie Ihre Produktivität steigern und Ihre Arbeit mithilfe allgemein verfügbarer Tools organisieren können. 

Der Anfang vom Ende der Arbeit im Home Office…

Die Spezialisten der Harvard University argumentieren, dass wir uns in der Endstufe des bisher bekannten Home Office-Modells befinden. Nach der Pandemie wird das hybride 3-2-2-Modell von großer Bedeutung sein, bei dem die Mitarbeiter 3 Tage lang im Home Office arbeiten werden. Ein ähnliches Modell wird seit Jahren in Unternehmen aus dem Technologiesektor eingesetzt. Laut einem Bericht der Europäischen Kommission stehen IT-Unternehmen bei der Vorbereitung auf die Online-Arbeit an vorderster Front. Finden Sie heraus, welche Entwicklerpraktiken Sie in Ihrer täglichen Arbeit verwenden können.

Agil arbeiten

Agile Arbeit besteht einfach ausgedrückt darin, Projekte so zu organisieren, dass Aufgaben  „in Bearbeitung“ beseitigt werden und gleichzeitig in bestimmten Abständen ein kleiner Teil der Aufgabe erledigt wird, an der man arbeitet. Auch wenn Sie noch nie von Konzepten wie Agile gehört haben und der Name Scrum Master für Sie völlig fremd klingt, haben Sie bestimmt die Existenz von Tools wie Trello oder Asana zur Kenntnis genommen.  Sie helfen Ihnen, Projekte zu verwalten, Pflichten zu organisieren, indem Sie entsprechende Status (z. B. „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) vergeben und Prioritäten setzen. Wenn Sie keine Apps installieren möchten, verwenden Sie zunächst die Pomodoro-Technik. Teilen Sie Ihre Arbeit in 20 bis 30-Minuten-Segmente auf, indem Sie einen Timer einstellen. Machen Sie nach Ablauf der Zeit eine kurze Pause von 5 Minuten. Planen Sie eine längere Pause ein, z. B. 20 Minuten nach einigen Sitzungen.

Wie es Programmierer machen: Entwickler, die im agilen Modell arbeiten, verwenden Tools und Kanban-Boards wie Jira, um den Fortschritt von Projekten zu überwachen, die beispielsweise von IT-Outsourcing-Anbietern für andere Unternehmen implementiert wurden. Sie teilen ihre Arbeit in wöchentliche oder zweiwöchentliche Abschnitte, sogenannte Sprints, ein.  In jedem Sprint geben sie kleine Pakete mit funktionierenden Software-Funktionalitäten frei. Interessanterweise arbeiten solche Teams in einem Selbstmanagement-Modell, bei dem jede Person für das Ergebnis der Arbeit des Teams verantwortlich ist. Ein solches Arbeitsmodell wird auch als iterativ bezeichnet und ermöglicht es Ihnen, die Effizienz der IT-Arbeit deutlich zu steigern.

Sorgen Sie für Sicherheit

Es scheint, als sei schon viel über die Sicherheit von Arbeit im Home Office gesagt worden, aber das Jahr 2020 hat mit der zunehmenden Bedeutung dieser Arbeitsform auch neue Herausforderungen mit sich gebracht. Laut dem Cybersicherheitsbericht von PwC beginnen Hackerangriffe mit einer E-Mail, die von einer Person geöffnet wird. Dies ist wichtig, denn in einem Unternehmen werden verdächtige E-Mails von 4 % der Mitarbeiter angeklickt. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie nicht nur besonders auf verdächtige E-Mails achten, sondern auch sicherstellen, dass Sie eine sichere VPN-Verbindung (siehe VPN-Server) verwenden.

Wie es Programmierer machen: IT-Unternehmen verwenden Lösungen für die Remote-Infrastrukturverwaltung (z. B. TeamViewer und für Apple-Geräte – Jamf Pro / Jamf Connect), mit denen Sie schnell auf Benutzerprobleme reagieren können, auch im Sicherheitsbereich. Geeignete Sicherheitsrichtlinien, die in der Organisation implementiert sind, gewährleisten ein unverändertes Sicherheitsniveau auf Computern, z. B. einer laufenden Firewall.

Bleiben Sie in Kontakt

Sie denken vielleicht, dass Soft-Themen in IT-Teams nicht angesprochen werden. Nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein! Es ist erwiesen, dass die effektivsten Teams diejenigen sind, die sich auf klare Kommunikation und Partnerschaften stützen, und die besten Ergebnisse werden von solchen Teams erzielt, deren Mitglieder sich auch außerhalb der Arbeit treffen. Ziehen Sie ein tägliches kurzes Online-Meeting in Teams, Zoom oder einer anderen App mit eingeschalteten Kameras in Betracht. Ein solches Treffen wird kein normales Gespräch in der Küche ersetzen, aber es wird dazu beitragen, eine Atmosphäre zu schaffen, die der Zusammenarbeit förderlich ist. Dieser Ansatz ersetzt zunehmend das System des „Excel-Reportings“, das nicht nur arbeitsintensiv ist, sondern auch wenig Potenzial für die Teamgeistbildung bietet.

Wie es Programmierer machen: IT-Teams, die sich auf die agile Softwareentwicklung spezialisiert haben, sind auf gute Kommunikation angewiesen. Das „Agile Manifest“ (Manifest der agilen Softwareentwicklung), das die empfohlenen Praktiken beschreibt, weist folgende Punkte auf: Menschen über Prozesse, Kommunikation über Dokumentation. Entwickler, die digitale Produkte in einem agilen Modell entwickeln, nehmen an diesen Scrum-Meetings teil: Daily, Review und Retrospective, die ihnen helfen, ihre Arbeit zu organisieren, den Fortschritt zu überwachen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Sie erstellen keine Dokumentation und Berichte in Excel, und die gesamte Historie ihrer Arbeit ist in den oben erwähnten speziellen Projektmanagement-Anwendungen verfügbar.

Sichern Sie Raum für Integration

Das Jahr 2020 hat den Integrationsbedarf erhöht. Wir haben begonnen, Aspekte im Zusammenhang mit Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen im Büro, im Gespräch oder auch draußen in der Welt zu schätzen. Wenn wir soziale Distanz wahren, haben wir ein größeres Bedürfnis nach Kontakt mit anderen Menschen. Bei alltäglichen Besprechungen lohnt es sich, Zeit für lose Themen vorzusehen, die nicht direkt mit der Arbeit zusammenhängen. Teamleiter und Manager erkennen diesen Trend und konzentrieren sich auf ein Partnerschaftsmodell, das auf Vertrauen und Empathie basiert.

Wie es Programmierer machen: IT-Spezialisten, die an der agilen Softwareentwicklung arbeiten, beginnen ihre Besprechungen häufig mit einer entspannten Atmosphäre. Ein Quiz, ein Spiel oder diverse Arten von Herausforderungen, wie z. B. Fitnessaufgaben bei Anwendungen zur Überwachung der körperlichen Aktivität, sind bewährte Verfahren. Auf diese Weise fördern Teams der agilen Softwareentwicklung den Teamgeist, unabhängig davon, ob Mitarbeiter in Indien, Polen oder Deutschland ansässig sind. Und Teamgeist fördert bekanntlich eine höhere Produktivität.  Zusätzlich sind gegenseitiges Vertrauen und Partnerschaft sowie Kommunikation im agilen Ansatz sehr wichtig. Ohne diese wäre die Arbeit in einem selbstverwalteten Modell, wenn nicht unmöglich, so doch äußerst schwierig.

Mitarbeiter über die Arbeit im Home Office

Was denken die Mitarbeiter von Technologieunternehmen über die Arbeit im Home Office? Hat Home Office einen Einfluss auf Kommunikation und Effizienz? In unserer Firma JCommerce, die sich u. a. mit der agilen Softwareentwicklung befasst, haben wir eine Umfrage zum Thema Arbeit im Home Office durchgeführt. Anbei einige interessante Schlussfolgerungen:

  • 97 % der befragten JCommerce-Mitarbeiter möchten auch nach der Pandemie im Home Office arbeiten.
  • 68 % der Mitarbeiter geben an, dass sich die Online-Arbeit positiv auf ihre Produktivität auswirkt.
  • 80 % der JCommerce-Mitarbeiter gaben an, dass Arbeit im Home Office die tägliche Kommunikation und Zusammenarbeit im Team nicht beeinträchtigt.
  • 29 % der Menschen möchten ein häufigeres Feedback vom Manager zu den durchgeführten Arbeiten.
 
Über Redaktion 43 Artikel
In diesem IT-Magazin veröffentlichen unsere Redakteure regelmäßig interessante Beiträge zu den Themen Internet, IT, Server, Server2Go, Apps und Software.

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