Das klassische Festnetz hat in den meisten Unternehmen mittlerweile ausgedient. Denn es ist teuer, benötigt viele Kabel und teilweise sogar eigene Server. Die Zukunft ist die IP-Telefonie, auch VoIP genannt, also das Telefonieren über das Internet. Doch welche Vorteile hat es und wie lässt es sich im Unternehmen am besten umsetzen?
Was genau ist VoIP?
Als „Voice over internet protocol,“ also „Sprachübertragung über das Internetprotokoll“ wird das Telefonieren über Rechnernetze bezeichnet. Sprachinhalte werden dabei als Datenpakete über ein Datennetz übertragen und von den jeweiligen Endgeräten entschlüsselt. Dadurch können unter anderem Computer, Telefone und Smartphones zusammen kommunizieren.
Vorteile von IP-Telefonie
Der Hauptvorteil von VoIP ist die Kostenreduktion durch ein einheitlich aufgebautes Netzwerk. Für das vollständige Netzwerk wird nur ein Internetanschluss benötigt. Dadurch sparen sich Unternehmen viele Kosten. Zudem kann bei VoIP jederzeit frei zwischen herkömmlichen Anrufen und Videoanrufen entschieden werden. Durch Videotelefonie auch kann die Kundenbeziehung besser gestärkt werden. Viele Anrufer können gleichzeitig an IP-Telefonie teilnehmen, wodurch größere Meetings kein Problem sind. Viel VoIP-Anbieter bieten zudem eine Nachrichtenfunktion an, wodurch kurze Mitteilungen auch einfach als Nachricht verschickt werden können.
Sicher und bequem
Durch IP-Telefonie können beispielsweise über eine einzige Plattform Telefonate durchgeführt, Videocalls zu erlebt und Nachrichten versendet werden.
Dadurch müssen nicht mehrere unterschiedliche Plattformen bedient werden. Der dadurch reduzierte Wartungsaufwand lässt mehr Flexibilität zu und die gesparte Zeit kann anderweitig investiert werden. Agenturen wie kompaktwerk können dabei helfen IP-Telefonie nahtlos in das Customer-Relationship-Management von jedem Betrieb zu integrieren. So kann der Vertrieb skaliert, eine ordentliche Dokumentation für Kunden und unternehmenseigene Teams geführt und Synergien entwickelt werden.
VoIP hat zudem noch weitere Quality-of-Life Funktionen. Private Meetingräume können etwa dauerhaft bestehen bleiben. Dadurch wird viel Zeit gespart und es müssen nicht ständig neue Links erstellt werden. So können Missverständnisse und Probleme vermieden werden. Die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Kunden erfolgt zudem vollkommen sicher und verschlüsselt. Alle Telefonate, Videocalls und verschickte Nachrichten sind bei VoIP-Programmen DSGVO-konform verschlüsselt. Gegebenenfalls können Meetingräume auch mit einem Passwort ausgestattet werden, um nur berechtigte Nutzer einzulassen.
VoIP-Telefone sind praktisch und simpel
Mit einem IP-Telefon lassen sich Anrufe über das Internet empfangen und senden. Durch die Umwandlung von Anrufen in digitale, cloudbasierte Daten können VoIP-Telefone mehr Flexibilität, Funktionalität und Mobilität bei einem Bruchteil der Kosten bieten. Viele dieser Telefone funktionieren wie ein analoges Schreibtischtelefon, lassen sich aber über einen Ethernet-Anschluss oder WLAN-Adapter mit dem internen Kommunikationsnetzwerk verbinden. Da für diese Telefone lediglich eine Internetverbindung nötig ist, werden keine zusätzlichen Netzwerkgeräte wie Telefonanlagen benötigt. Auch die Wartung dieser Geräte entfällt.
Durch VoIP-Telefone entsteht eine flexible Infrastruktur aus cloudbasierten Systemen. An diesen können Änderungen jederzeit online vorgenommen werden. Dadurch kann die Zeit, welche ansonsten in die Wartung analoger Systeme geflossen wäre, in andere, wichtigere Projekte investiert werden. Zudem verfügen VoIP-Telefone über eine Weiterleitungsfunktion. Damit können Anrufe, welche im Büro ankommen, aber da von einem spezifischen Mitarbeiter nicht angenommen werden können, weil dieser z.B. unterwegs ist, an dessen Privatgerät oder an das Gerät eines verfügbaren Mitarbeiters weitergeleitet werden. Die Anzahl von möglichen Weiterleitungen ist endlos.
VoIP ist die Zukunft der Kommunikation
Die Internettelefonie setzt neue Maßstäbe in Sachen Kommunikation. Sie ist sicher, bequem und so erschwinglich, dass sogar kleine KMU einfach in VoIP investieren können und dann über dieselbe hochqualitative Kommunikation wie große Technologieunternehmen verfügen. VoIP ermöglicht zudem eine Interkompatibilität. Der Anrufer oder Empfänger benötigt nicht einmal einen Telefonanschluss, sondern kann ganz bequem von seinem Laptop aus mit einem Festnetztelefon im Büro telefonieren.
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Nutzer der meisten VoIP-Programme ohne Probleme mit klassischen Nutzern telefonieren können. Wenn der Unternehmenskunde nur über ein analoges Schnurlostelefon verfügt, kann er trotzdem mit einem VoIP-Nutzer telefonieren. Diese Interkompatibilität erlaubt es VoIP-Technologie verschiedene Systeme kompakt zusammenzuführen und zu verwalten.
Übersichtliche Verwaltung
Viele VoIP-Programme bieten zudem ein Dashboard an. Mit diesem können einfach alle VoIP-Geräte verwaltet werden, um eventuelle Probleme schnell zu erkennen. Dadurch können Unternehmen ihre Kunden einfach verwalten und verpassten Anrufen nachgehen. Auch können Zeitpläne erstellt werden. Durch diese können Anrufe zu unpassenden Zeiten weitergeleitet zu werden, um immer jemanden zu erreichen. Besonders bei global agierenden Unternehmen hilft dies bei der Überwindung verschiedener Zeitzonen. Wenn niemand erreichbar ist, können auch benutzerdefinierte Nachrichten hinzugefügt werden, um den Anrufer über eventuelle Bürozeiten zu informieren. Zusätzlich erlaubt das Dashboard einen Einblick in die Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern.
Ein Programm für jegliche Kommunikation
Da die Internettechnologie, über die VoIP funktioniert, schier unendliche Möglichkeiten hat, lassen sich zahlreiche Kommunikationswege in ein einziges Paket verpacken. Durch VoIP können klassische Telefonate, aber auch Videocalls, Meetings mit oder ohne Kamera, Messaging und sogar Bildschirmübertragungen stattfinden. Dadurch ist VoIP eine kombinierte Lösung für die gesamte Kommunikation von Unternehmen.
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