Welche Software die Lohnbuchhaltung deutlich vereinfacht

Buchhaltung

Die Lohnbuchhaltung nimmt in kleinen und mittelständischen Unternehmen viel Zeit in Anspruch. Wer eine eigene Buchhaltungsabteilung beschäftigt, muss obendrein mit zusätzlichen Kosten durch Festgehälter rechnen. Wie lässt sich die Lohnbuchhaltung vereinfachen und vergünstigen?

Eigene Software vs. Outsourcing – die Fakten im Überblick

Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexer Bereich. Neben der Herausforderung, dass die Löhne aller Mitarbeiter korrekt berechnet werden, ist die Abteilung im Unternehmen auch für die gesetzeskonforme Abführung der Sozialabgaben und der Lohnsteuer zuständig. Kleinste Fehler haben gravierende Folgen und können im schlimmsten Fall mit einer außerordentlichen Betriebsprüfung einhergehen. Gerade Kleinunternehmer, aber auch Mittelständler sind gut beraten, wenn sie sich ein seriöses Lohnbüro suchen und sich nicht firmenintern mit diesem Thema beschäftigen müssen. Ein enormer Vorteil ist die Haftung, die bei Beauftragung eines externen Dienstleisters auf selbigen übergeht und nicht im Unternehmen liegt. Dazu spart man Kosten, da man für die Lohnbuchhaltung keinen internen Mitarbeiter abstellen und zum Festgehalt beschäftigen muss. Sicherlich kann man sich auch eine vereinfachende Software kaufen, doch das befreit nicht davon, eine eigene Lohnbuchabteilung zu beschäftigen und die Mitarbeiter adäquat zu entlohnen.

Ab welcher Mitarbeiterzahl eine eigene Lohnabteilung nötig ist

Selbst wenn Sie nur einen einzigen Mitarbeiter beschäftigen, sind Sie zur ordentlichen Lohnbuchhaltung verpflichtet. Das heißt konkret, dass Sie selbst als Unternehmen mit einem Angestellten einen zweiten Mitarbeiter anstellen müssen, sofern Sie die Lohnbuchhaltung nicht selbst vornehmen und monatlich viele Stunden mit diesem komplexen Thema verbringen möchten. Wer mathematisch versiert ist und sich in regelmäßigen Abständen fortbildet, kann die Lohnabrechnung für einen oder wenige Mitarbeiter auch selbst vornehmen. Ob sich das lohnt oder ob man spart, wenn man die dafür erübrigte Zeit ins Kerngeschäft steckt, ist eine Individualentscheidung. Fakt ist, dass jeder Unternehmer ab dem ersten Angestellten Lohnkonten führen, Sozialbeiträge berechnen und das Gehalt korrekt auszahlen sowie Steuern abführen muss. Daher sollte man gerade als Gründer und Neuunternehmer abwägen, ob man sich für ein Programm oder für das Outsourcing entscheidet.

Buchhaltungssoftware spart nicht nur im Lohnsektor Kosten

Mit den nötigen Kompetenzen und der Bereitschaft zu Weiterbildungen ist es problemlos möglich, durch die Nutzung einer Buchhaltungssoftware Kosten zu sparen. Die Ersparnis geht über die Lohnbuchhaltung hinaus, denn jeder Unternehmer kann die gesamte Finanzbuchhaltung und die Systemadministration selbst realisieren oder outsourcen. Im Endeffekt sollte man eine Kostenaufstellung machen und auf diesem Weg herausfinden, ob sich die langfristige Auslagerung lohnt oder ob es günstiger ist, einen Mitarbeiter zu schulen und eine Software anzuschaffen. Am günstigsten ist es. wem man als Unternehmer selbst über das Know-how und den Ehrgeiz verfügt, die Buchhaltung selbst zu erledigen und auf das Outsourcing zu verzichten. Das empfiehlt sich natürlich nur, wenn durch diese Entscheidung nicht zahlreiche Überstunden pro Monat anfallen. Daher sollte man ganz genau abwägen, ob es im Bereich des Machbaren liegt oder ob man sich eine zusätzliche Aufgabe auflädt.

Fazit

Es gibt verschiedene, darunter auch einige kostenlose Software-Lösungen, mit denen man sich die Lohnbuchhaltung vereinfachen und auf ein Outsourcing verzichten kann. Besonders bereichsübergreifende Programme zahlen sich aus, da man damit nicht nur die Lohnbuchhaltung, sondern die gesamte Buchführung im Unternehmen selbst machen kann. Wichtig ist hauptsächlich, dass es sich um ein verständliches und leicht zu bedienendes Programm handelt.

 
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